Servizio — Automation Systems
Gestionali su misura: il software che segue i tuoi processi
Niente pacchetti da adattare a fatica: un gestionale costruito su come lavora davvero la tua azienda. Ordini, clienti, magazzino, documenti e fatture in un unico posto — Milano, Como, tutta Italia e Svizzera.
Di cosa parliamo
Cos'è un gestionale su misura (e perché non è un software preconfezionato)
Un gestionale su misura è un software progettato partendo dai tuoi processi: come arrivano gli ordini, come gestisci le commesse, chi fa cosa, quali documenti produci ogni giorno. Prima si mappa il lavoro reale, poi si scrive il codice. Il risultato è uno strumento che il tuo team usa volentieri, perché rispecchia il modo in cui lavora già — solo senza le parti noiose.
Il software preconfezionato fa il percorso opposto: nasce per l'"azienda media" che non esiste, e tocca a te piegarti alle sue logiche. Da anni, in Automation Systems, vediamo lo stesso copione: si compra un gestionale generico, se ne usa una piccola parte, e per gran parte del lavoro vero si torna a Excel.
Software preconfezionato
- L'azienda si adatta al software, non il contrario
- Canoni e licenze per ogni utente, per sempre
- Funzioni che non userai mai, ma che paghi
- Modifiche impossibili o a listino del fornitore
- Ciò che il software non copre finisce in Excel
Gestionale su misura
- Costruito sui tuoi processi, parla la tua lingua
- Il software è tuo: nessuna licenza per utente
- Solo le funzioni che servono, niente zavorra
- Evolve con l'azienda: nuove funzioni quando servono
- Un unico posto per dati, documenti e numeri
Facciamo il punto
I segnali che ti serve un gestionale su misura
Non serve un consulente per capirlo. Se ti riconosci in almeno due di questi punti, la tua azienda sta già pagando — in ore e in errori — l'assenza di un sistema unico:
- Excel ovunque. Preventivi in un file, clienti in un altro, magazzino in un terzo. Nessuno sa qual è la versione aggiornata.
- Doppi inserimenti. Lo stesso ordine viene ricopiato due o tre volte: dal foglio all'email, dall'email al programma di fatturazione.
- Informazioni solo nella testa di qualcuno. "Per quel cliente chiedi a Marco": se Marco è in ferie, l'azienda rallenta.
- Errori ricorrenti. Fatture dimenticate, quantità sbagliate, consegne saltate. Non è colpa delle persone: è il metodo che non regge più.
Un numero per capirci: un doppio inserimento da 5 minuti, ripetuto 20 volte al giorno, sono oltre 400 ore l'anno. Il costo di un gestionale su misura si confronta con questo, non con il prezzo di un abbonamento. Ne parliamo bene nella pagina dedicata all'automazione dei processi aziendali.
Cosa può contenere
I moduli tipici di un gestionale su misura
Ogni progetto parte da qui: scegliamo insieme solo i moduli che servono ai tuoi processi. Gli altri non li paghi.
Ordini e preventivi
Dal preventivo all'ordine confermato in pochi clic, con stati chiari e nulla che si perde per strada.
Commesse e progetti
Ore, costi e margini per ogni commessa: sai sempre se un lavoro ti sta facendo guadagnare o perdere.
Clienti e contatti
Anagrafiche, storico, condizioni: tutto quello che riguarda un cliente in un'unica scheda condivisa.
Magazzino e scorte
Giacenze aggiornate in tempo reale, avvisi sotto soglia e riordino automatico ai fornitori.
Documenti e DDT
Bolle, etichette e documenti di trasporto generati in automatico dai dati già inseriti.
Fatturazione
Fatture emesse dai documenti a monte, invio allo SdI e solleciti di pagamento automatici.
Report
Vendite, margini e incassi che arrivano da soli, ogni lunedì mattina, senza toccare Excel.
Quello che serve a te
Turni, prenotazioni, pratiche, scadenze: se è un tuo processo, diventa un modulo.
Nessuna rivoluzione forzata
Si integra con ciò che già usi
Un gestionale su misura non ti obbliga a buttare via tutto. Si collega a quello che in azienda funziona già: la fatturazione elettronica e lo SdI, l'e-commerce, l'home banking per la riconciliazione degli incassi, l'email e WhatsApp per le notifiche, perfino i vecchi file Excel, che vengono importati e messi in ordine una volta per tutte. Se in futuro servirà collegare tutti i reparti in un sistema unico, il gestionale può crescere fino a diventare un ERP su misura — senza ripartire da zero.
E se il tuo problema principale è la parte commerciale — lead che si perdono, follow-up dimenticati — la strada giusta potrebbe essere un CRM su misura, da solo o come modulo del gestionale.
Il software è tuo. E non resti mai solo
Due punti su cui siamo diretti, perché è qui che molti fornitori giocano sporco. Primo: la proprietà. Il gestionale che sviluppiamo per te è tuo — codice, dati, database. Niente canoni obbligatori per continuare a usare ciò che hai pagato, niente dati ostaggio se un giorno decidi di cambiare strada. Secondo: l'assistenza. Andrei Matcovschi resta il tuo referente unico anche dopo l'avvio, con dietro il team di Automation Systems: correzioni, piccole modifiche, nuove funzioni quando l'azienda cresce. Da anni lavoriamo così con imprese in tutta Italia e in Svizzera, e il 98% dei clienti resta soddisfatto per un motivo semplice: il sistema continua a funzionare e a evolversi.
Come si arriva al risultato
Il processo in 4 step
Analisi dei processi
Gratuita e senza impegno: ci racconti come lavorate oggi, individuiamo dove si perdono ore e dove nascono gli errori.
Progetto e preventivo
Ricevi l'elenco dei moduli, i costi e i tempi, nero su bianco. Decidi con tutti i numeri davanti.
Sviluppo a tappe
Il primo modulo arriva in poche settimane. Lo usi, lo commenti, lo correggiamo: niente effetto sorpresa a fine progetto.
Avvio e assistenza
Migrazione dei dati, formazione del team e supporto continuo. Il gestionale evolve insieme all'azienda.
Domande frequenti
Gestionali su misura: le tre domande che riceviamo sempre
Quanto costa un gestionale su misura?
Dipende dai moduli che servono davvero: un gestionale per preventivi e clienti costa molto meno di un sistema con magazzino, produzione e fatturazione. Si parte sempre da un'analisi gratuita, poi ricevi un preventivo chiaro con costi e tempi definiti prima di iniziare. A differenza dei software in abbonamento, non paghi licenze per utente: il sistema è tuo e il costo si ripaga con le ore di lavoro manuale eliminate.
Quanto tempo serve per sviluppare un gestionale personalizzato?
Lavoriamo a tappe: il primo modulo funzionante arriva in poche settimane, così inizi a usarlo e a dare feedback subito. Il sistema completo dipende dal numero di processi da coprire, ma non aspetti mai mesi per vedere qualcosa: ogni rilascio porta una funzione utilizzabile da subito.
Cosa succede ai dati che ho già in Excel o nel vecchio programma?
Vengono migrati nel nuovo gestionale: importiamo anagrafiche, articoli, documenti e storico, puliamo i duplicati e verifichiamo insieme che tutto torni. Per un periodo iniziale il vecchio sistema resta consultabile, così il passaggio avviene senza fermare l'azienda e senza perdere nulla.
Primo passo
Raccontaci dove finiscono i tuoi Excel. Ti diciamo cosa può fare un gestionale su misura.
L'analisi iniziale è gratuita e senza impegno: mezz'ora al telefono con Andrei Matcovschi per capire quali processi automatizzare e quanto puoi risparmiare.